Partir en vacances en groupe : l’art de l’organisation!

Chaque année depuis qu'on a des cartes de crédit (pour faire des réservations, t'sais), mes amies et moi organisons ce qui est devenu notre légendaire « fin de semaine de gang ».

 
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Au fil du temps, la vie semble prendre le contrôle de notre agenda. Les études, les responsabilités, les déménagements et les divers engagements font en sorte qu’on ne se voit plus aussi souvent qu'on le souhaiterait. Ce séjour annuel nous permet donc de mettre nos chaos respectifs sur pause pour profiter pleinement de notre amitié.

À la base, notre groupe est assez nombreux. Selon les conditions atmosphériques amoureuses, sa taille s'agrandit ou rétrécit. Aujourd’hui, on compte même des minis dans nos rangs. Il devient donc de plus en plus important d'exceller dans l'organisation pour conserver cette tradition.

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Voici nos trucs en vrac :

Choisir la date
Trouver la date idéale relève presque de l’impossible. Le truc, c’est de prévoir tôt ou choisir une date qui restera la même chaque année. Ainsi, chaque personne peut l'indiquer dans son calendrier et refuser toute autre invitation qui viendrait brouiller les plans.
 
Je vous conseille d’utiliser un outil comme Doodle pour gérer les disponibilités de chaque personne, ça simplifie vraiment les choses.
 
Spécifier qui est invité
Est-ce qu’on invite les douces moitiés, ou on y va juste entre filles?
 
La question paraît banale, mais la dynamique varie selon l’option choisie, tout comme le budget et le nombre de places à prévoir. C’est un détail à régler dès le début de l'organisation.  
 
Définir un budget
Le mot d’ordre ici est transparence. Comme le but est de passer du bon temps ensemble, chaque personne doit exprimer le montant qu’elle peut investir pour cette activité. Ça permet de prendre des décisions comme le nombre de nuitées, le type d’activité, le niveau de luxe, la destination, etc.
 
Déterminer le type d’activité
Une fois que la date et le budget ont été déterminés, c’est le temps de passer aux choses fun : décider du type de séjour! Je suis en train de vous préparer des idées de destinations et d’activités pour votre prochain séjour de groupe, alors je n’en dis pas plus pour l'instant.   
 
S'entendre sur un type d’hébergement
Trouver une place pour héberger une dizaine d’adultes peut s’avérer un défi de taille. C’est pourquoi il faut s’y prendre d’avance. Encore une fois, il faut consulter le groupe pour déterminer les critères ou les préférences (près d’un lac, accès à un spa, tranquille en nature, formule tout inclus, location d'une maison, chambres d'hôtel, etc.). Il faut aussi tenir compte du niveau d'intimité désiré.
 
Faire les réservations et gérer les paiements
Normalement, une ou deux personnes agiront à titre de leaders dans l'organisation. Ces personnes feront les réservations et communiqueront l'information importante. Ça évite la confusion et les erreurs de communication. Pour les autres, payez votre part dès que possible!

 
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Enfin, qui dit organisation de groupe dit compromis. Il faudra parfois trancher, mettre les ego de côté, tirer à pile ou face ou même accepter le fait que certaines personnes ne pourront tout simplement pas être de la partie. Mais une fois que les préparatifs sont terminés, il ne reste plus qu'à vous amuser!
 
Avez-vous l'habitude d'organiser des voyages de groupe? Quels sont vos trucs?