5 trucs pour mettre la technologie de son bord

Mes looongues études universitaires et mes différents emplois dans le domaine de l'information et des communications m'ont permis de développer un pas pire éventail d'outils qui rendent ma vie vraiment plus facile au quotidien. J'ai eu la chance de suivre plusieurs formations et de lire beaucoup sur tout ce qui concerne l'organisation et l'efficacité au travail et aujourd'hui j'en profite plus que pleinement!

Via Giphy

Par contre, pour mon amoureux et pour certains de mes collègues, la technologie (et l'organisation au sens large) recèle encore d'innombrables mystères… (#SansRancune) Comme je suis une fan de l'efficience, qui signifie en fait d'être efficace en maximisant ses ressources et en minimisant ses pertes, j'éprouve un très grand plaisir à partager à qui le veut bien mes trucs et astuces pour dompter la technologie et en faire un allié en matière d'organisation!

Truc n°1 : Avoir un agenda électronique synchronisé (et autres appli synchronisées)
Je dois avouer avoir un faible pour Google Agenda. Pour être honnête, j'ai un faible pour la plateforme Google en général. Je suis une vendue Android et mon téléphone intelligent est préconfiguré avec Google. Je travaille également avec celui-ci dans le cadre de mon travail. J'utilise Google Agenda sur lequel j'ai une bonne dizaine d'agendas synchronisés et partagés avec mon copain, mes collègues des deux restos et mon associée; Google Sheet qui est l'outil parfait pour créer des notes ou des listes, dont des listes de commissions et d'épicerie qu'on peut cocher au fur et à mesure (finies les listes papier); Google Drive qui permet de stocker des dossiers dans un nuage sans utiliser de clé USB ou de disque dur puis de les partager avec qui on veut, et ce, gratuitement; et, bien sûr, Google My Business qui m'aide à gérer les pages de ma compagnie et des deux restos. En résumé, Google, c'est la vie genre! #ClinDoeilAuxFansDOD

Truc n°2 : Avoir un outil qui permet d'organiser ses tâches
Mon préf', c'est Trello! Presque tou.te.s ceux.elles à qui j'ai fait découvrir cette merveille sont devenus complètement accros! Il s'agit en fait d'un outil de gestion de projet qui fonctionne par tableaux, par listes et par cartes (ou tâches). On peut faire des tableaux perso ou des tableaux d'équipe : Trello permet d'attribuer des tâches, d'y inscrire une échéance et d'y ajouter des pièces jointes, de faire des suivis, d'identifier des membres de l'équipe sur des commentaires relatifs à l'évolution d'un projet et plus encore! Il est super facile d'utilisation et très polyvalent, les versions pour cellulaire et pour ordinateur sont toutes les deux très bien faites (ce qui est vraiment non négligeable) et, en plus, on a accès à la banque d'images d'Unsplash directement dans l'outil pour mettre les plus beaux fonds sur nos tableaux.

Crédit : Joanna Kosinska/Unsplash
Le fond de l'une de mes listes

Truc n°3 : Configurer ses logiciels Office selon ses besoins
Voilà un truc qui a changé ma vie! J'ai suivi des formations de bureautique intelligente avec formatrice.ca du Groupe Inteli, en présentiel et en vidéos. L'une des astuces les plus incroyables que j'ai apprises, c'est la configuration de mes barres d'outils rapides dans mes logiciels Office. Il s'agit en fait de la petite barre d'outils qui se trouve au-dessus du ruban par défaut, mais qu'on peut placer sous les onglets en cliquant sur le bouton de droit et en sélectionnant l'option "Afficher sous le ruban". #MAGIE Ensuite, vous cliquez sur la petite flèche au bout à droite de votre barre d'outils et sélectionner l'option « Autres commandes » pour choisir vos propres icônes.

Ma barre d'outils Word

Configurer vos barres d'outils dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook (boîte de réception ET nouveau message) vous permet d'avoir accès à vos outils préf' rapidement et en un seul clic. Moins de clics = gain de temps absolument incroyable! Je vous le jure, vous allez capoter!

Truc n°4 : Apprendre à utiliser Excel
J'ai toujours été nulle en maths. Je n'ai malheureusement pas ce type d'intelligence… Avant, on aurait dit que j'associais Excel à un monstre plein de formules et que j'en avais un peu peur. Guess what? Je suis devenue une fan de ce logiciel! Que ce soit pour faire mes budgets, perso ou pro, pour inscrire mes banques d'heures pour mes différents clients, pour préparer des soumissions ou des factures ou encore pour concevoir et tenir à jour mes rapports de statistiques Web, Excel est un outil dont je ne pourrais plus me passer! Il vaut vraiment la peine d'être apprivoisé.
PSST! Saviez-vous que vous n'êtes absolument pas obligé.e.s d'acheter les logiciels d'Office dans une version précise? Vous pouvez vous abonner à un forfait d'Office qui correspond à votre utilisation et télécharger les logiciels inclus sur plusieurs appareils. C'est vraiment une option trippante! Et les prix sont adaptés aux étudiants, aux familles et aux petites ou grandes entreprises.

Truc n°5 (et non le moindre) : Construire sa propre banque d'outils en fonction de ses besoins
Pendant longtemps, j'étais très ambivalente par rapport à la technologie. Je savais que j'en avais besoin, mais j'avais peur d'en devenir dépendante, surtout dans mon domaine. Avec le temps, j'ai découvert qu'utiliser les bons outils me permettait justement de ne pas passer un temps démesuré (et souvent inutile) sur mon ordi ou sur mon cell. Au contraire! Je vais plus vite et je suis pas mal plus productive. Sauf qu'il est essentiel de choisir des outils que nous aimons, qui sont plaisants à utiliser pour nous et qui nous aident réellement.

Il est possible qu'aucun de mes trucs ne vous convienne ou qu'ils changent également votre vie (je le souhaite); dans tous les cas, j'espère que ça vous permettra d'avoir une relation plus friendly avec la technologie qui, quand on y pense, est censée être au service de l'humain… et non l'inverse!